Netscape Mail を使った電子メール利用の手引き (Ver.1.2)

1 電子メールとは

現在、世界中の多くのコンピュータはインターネットによって相互に接続されている。これらのコンピュータ間では電子メールの交換が可能となっており、多くの人たちにとっていまや欠かせないコミュニケーション手段となっている。電子メールのメリットとしては、

• ネットワークに接続されていれば、地球の裏側でもほぼ瞬時に届く。

• 電子メールの受け手は好きな時に読めばよい。

• 文字以外の情報も送れる。

などが挙げられ、電話と手紙の良い点を合わせ持つと言える。

各研究者は、特定の電子メールアドレス (以下、アドレスと略) を持っており、そのアドレスに電子メールを送ることによって、情報を伝えることができる (電子メールの送信)。また、情報を交換したい研究者に自分のアドレスを事前に伝えておけば、自分のアドレスに電子メールを送ってもらうことによって情報を受け取ることができる (電子メールの受信)。

ここでは、 Netscape Mail を使って電子メールを送受信する方法を簡単に説明する。

なお、カギ括弧をハイフンでつないで表示してある表記は、 Netscape Mail ウインドウ (以下、メールウインドウと略) の上辺に並んでいるメニュー項目を順に選択して指定することを示したものである。また、本文は Netscape の英語版で使われている用語で説明したが、日本語版で使われている用語はその直後に下線で付記しておくので、適宜読み替えて利用いただきたい。

2 電子メールの送信

先方のアドレスが判っていれば、送信することが可能である。電子メールの本文以外は半角英数字で書く (漢字は使わない) ことに注意してほしい。

1. メールウインドウを開く (最初から開いていると思う)。

2. 「File (\underline{ファイル})」 – 「New Mail Message (\underline{新しいメールの作成})」を選択して、「Message Composition (\underline{メッセージの作成} )」ウインドウを開く。

3. 「Mail To: (\underline{宛先:})」フィールドに、相手のアドレスを半角英数字で書く。

4. 「Cc: (\underline{カーボンコピー:})」フィールドに、自分のアドレスを半角英数字で書く。相手にどのような電子メールを送ったかを残す (履歴) ためである。

5. 「Subject (\underline{件名})」フィールドに、要件の標題を半角英数字で書く。 6. 「メールボディ」に、電子メールの本文を書く。相手が日本国内の場合、ここには漢字を使っても

よい。

7. 文章の推考が終わったら、宛先や件名に間違いがないかを確認の後、「File (\underline{ファイル})」 – 「Send Now (\underline{今すぐ送信})」を選んで電子メールを送る。

3 受け取った電子メールを読む

自分のアドレスを伝えてあった相手から、電子メールが来る。到着しているかどうかは、自分から陽にチェックする必要がある。定期的 (一般的には 1 日に一度以上) に確認することを勧める。

1. メールウインドウを開く (最初から開いていると思う)。

2. 「File (\underline{ファイル})」 – 「Get Mail Message (\underline{新しいメールの受信})」を選んで新しい電子メールを受信する。

3. 新着メールがあれば、メールウインドウの [右上エリア] に表示される。

4. 読みたい電子メールをクリックする (マウスポインタを位置づけて左ボタンを押すこと) と、メールウインドウの [下半分エリア] に表示される。

5. 本文が長かったり (下エリア)、到着電子メールが多すぎて一画面に入りきらない (右上エリア) 場合は、フィールド右側に「スライドバー」と呼ばれる表示移動用の矢印が現れるので、見たい方向の矢印をクリックして移動させる。

4 電子メールの返信

電子メールをもらった相手が、意見や回答を求めている場合は、返信が必要となる。その際に、相手の文章を適宜引用しながら、その下に返答を書くと、返信を受け取った側が、どの部分に対する応答なのか判断しやすくて親切である。なお、行頭に「 ⟩ 」マーク (大なり記号) を付けて引用であることを明示的に示すのが一般的なルールとなっている。

1. 返信を出したい電子メールをメールウインドウの [右上エリア] から選択する。

2. 「Message (\underline{メッセージ})」 – 「Reply (\underline{返信})」を選択して、「Message Composition (\underline{メッセージの作成} )」ウインドウを開く。この時、電子メールの本文には、元メッセージに引用マークが自動的に付加されたものが書き込まれる。また、宛先には元メールの差出人が書き込まれ、件名には元メールの件名の前に「Re:」 (Reply の意) が付加されたものがセットされる。よって、本文のみに注意を払えばよいようになる。なお、複数の間で交わされているメールについては、全員に返事を返す方が意志の疎通を図りやすいので「Message (\underline{メッセージ})」 – 「Reply to All (\underline{全員へ返信})」を選択する。

3. 「Cc: (\underline{カーボンコピー:})」フィールドに、自分のアドレスを半角英数字で書く。

4. 「メールボディ」の必要個所の下に、返事を書く。また、不要な部分は削除する。

5. 文章の推考が終わったら、宛先や件名に間違いがないかを確認の後、「ファイル (\underline{File})」 – 「Send Now (\underline{今すぐ送信})」を選んで電子メールを送る。

5 電子メールの管理方法: 分類

上記の方法を使えば、送受信メールが到着時刻順に溜まっていく (Inbox というフォルダに。後述)。これは、丁度、郵政省メール (郵便のことをこう呼ぶ) を到着時刻順に下へ下へと差し込んで整理しているのと同じ状況になっており、後になって再度閲覧しようとした場合、たくさんの電子メールの中から、到着日時や差出人を頼りに探し出さなければならない。

そこで、これへの一つの解決方法として、電子メールを「ある基準で分類」し、その分類ごとにフォルダと呼ばれる収納領域に保存する方法が考えられる。

なお、この分類方法は、個人の好みによっていくつか考えられ、「電子メールの交換相手ごと (例:xx さんと交換したメール)」や「話題ごと (例:ある科研のテーマについてのメール)」、「グループごと (例:センターの教官間でのメール)」、「どれにも属さないメール (例:単発的なメール)」等、いろいろな分類わけが予想される。

特定の電子メールを指定のフォルダに保存 (移動) させる方法は以下の通りである。

1. 分類したい電子メールをメールウインドウの [右上エリア] から選択する。

2. 「Message (\underline{メッセージ})」 – 「Move (\underline{移動})」を選択すると、既存のフォルダ一覧が表示されるので、移動先としてふさわしいフォルダを一つを選んで移動させる。

また、新しい分類フォルダを利用する場合は、分類作業に先立ってそのフォルダを作っておく必要がある。

1. 「File (\underline{ファイル})」 – 「New Folder (\underline{新しいフォルダの作成} )」を選択する。

2. 分類にふさわしいフォルダ名を入力する。

そして、分類後の電子メールの閲覧方法は、以下の通りである。

1. 読みたい電子メールが分類されているフォルダをメールウインドウの [左上エリア] から選択する。

2. 連動して、そのフォルダに分類された電子メールが [右上エリア] に表示される。

3. 差出人や日付から判断して目的の電子メールを探して閲覧する。

6 受け取った電子メールの削除

他人と交換した電子メールのうち、必要なものは前項のフォルダに保存して分類すればよいが、無用の電子メールも届けられる。この様な電子メールは、順次削除していかないといつまでも未処理の電子メールとして「Inbox」フォルダに残ってしまう。

特定の電子メールを削除する方法は以下の通りである。

1. 削除したい電子メールをメールウインドウの [右上エリア] から選択する。

2. 「Edit (\underline{編集})」 – 「Delete Message (\underline{メッセージの削除} )」を選択する。

(※参考) この削除の処理は、実際に電子メールを消去するのではなく、「Trash」と呼ばれる削除専用のフォルダに電子メールを移動させているだけである (後述)。よって、「Trash」フォルダを閲覧することによって、削除した電子メールも読むことは可能である。

7 ちょっと気の効いたテクニック

ここまでの説明で、基本的な電子メールの交換とその後の処理ができるようになっていると思うが、電子メールを利用するにあたって有益な機能をいくつか紹介する。

7.1 アドレス帳

アドレスによって受け手を特定するので、アドレスを間違うことは致命的である。しかも、多くのアドレスには、所属団体や本人の略号、ニックネームが使われており、これをすべて覚えることは苦痛であり、また、タイプミスも起こりえる。

そこで、よく電子メールを出す相手を、「アドレス帳」と呼ばれる記憶領域に登録しておき、そこから選択することによって、キーボード入力を減らす方法がある。この方法は、タイプミスを防ぐことにも寄与する。

アドレス帳に登録する方法は、以下の通りである。

1. 「Window (\underline{ウインドウ})」 – 「Address book (\underline{アドレス帳})」を選択する。

2. 「Item (\underline{項目})」 – 「Add User (\underline{ユーザーを追加})」を選択する。

3. 「Nick Name (\underline{ニックネーム})」フィールドには認識しやすい名前を半角英数字で書く。特に頻繁に使うアドレスは短いニックネームを付けておくとキー入力回数が少なくてすむ。例えば私の場合、「h」で自分を指せるようにしてある。

4. 「Name (\underline{名前})」フィールドには本人の名前を半角英数字で書く。

5. 「E-Mail Address (\underline{電子メールアドレス})」フィールドには相手のアドレスを半角英数字で書く。

6. 「Description (\underline{説明})」フィールドには相手の情報等を書き込んでもよい。

また、アドレス帳の使い方は、以下の通りである。

1. 「電子メールの送信」 (第 2 節) のところで説明した手順で、「Message Composition (\underline{メッセージの作成} ) 」ウインドウを開く。

2. 先ほどは説明しなかったが「To: (\underline{宛先:})」や「Cc: (\underline{カーボンコピー:})」と書いてある周辺は、少し盛り上がったように表現されていると思う。このような領域を「ボタン」と呼ぶが、このボタンをクリックすると、「Select Addresses (\underline{アドレス帳})」ウインドウが現れる。

3. 電子メールを送りたい相手の名前を選択して、「To: (\underline{宛先:}) ボタン」をクリックすると、「To: (\underline{宛先:})」フィールドに相手のニックネームが書き込まれる。

4. 自分の名前を選択して、「Cc: ボタン」をクリックすると、「Cc: (\underline{カーボンコピー:})」フィールドに自分のニックネームが書き込まれる。

5. 複数の相手に電子メールを送りたい場合は、順次選択しては「To: (\underline{宛先:}) ボタン」をクリックする。また、「Cc:」も同様。

6. 最後に「OK ボタン」をクリックすると「Select Addresses (\underline{アトレス帳})」が閉じる。閉じると同時に、ニックネームは登録したアドレスに置換される。一部、ニックネームのまま残る場合もある (特に Cc: フィールド) が、電子メールの送信時に置換されるので心配しなくてよい。

7. アドレス帳に登録されていないアドレスで、今後も登録する必要性を感じないアドレスは、直接「Mail To: (\underline{宛先:})」フィールドや「Cc:」フィールドに書き込めばよい。各アドレスは半角カンマで区切る。

7.2 電子メールの印刷

受け取った電子メールは、紙に記録して利用することができる。電子メールは以下の手順で印刷できる。

1. プリンタの電源が入っていることを確認する。

2. 印刷したい電子メールをメールウインドウの [右上エリア] から選択する。

3. 「File (\underline{ファイル})」 – 「Print Message (\underline{メッセージの印刷} )」を選択する。

7.3 種々のボタン

今回の説明では、すべてメニューから選んで動作を行うことで処理手順を紹介した。しかし、そのメニュー項目の下に、模式的な絵の描かれた「ボタン」がいくつか並んでいる。これらには、頻繁に使う機能を一つ一つ割り当ててあり、いちいち階層的なメニューをたどらなくても処理が指定できるようになっている。

どのような機能が割り当てられているかは、各ボタンの上にマウスポインタを持って行って一呼吸待つと表示される。絵と対比させて覚えると便利である。なお、ボタンの絵が白っぽくなっている場合は、そのボタンが選択できないことを示している。

参考までに、各ウインドウにあるボタンを左から順に列挙しておく。

• メールウインドウ: 「Get new mail (\underline{新しいメールを受信})」、「Delete (\underline{削除})」、「New message (\underline{新しいメッセージを作成} )」、「Reply (\underline{返信})」、「Reply to all (\underline{全員への返信})」、「Forward (\underline{転送})」、「Previous unread (\underline{前の未読})」、「Next unread (\underline{次の未読})」、「Print (\underline{印刷})」、「Stop (\underline{中止})」

• メッセージの作成ウインドウ: 「Send Now (\underline{今すぐ送信})」、「Quote Original (\underline{元のテキストを引用})」、「Attach File(s) (\underline{ファイルを添付})」、「Addresses (\underline{アドレス帳})」、「Stop (\underline{中止})」

7.4 特殊なフォルダ: Trash & Inbox

「受け取った電子メールの削除」の項で「Trash」というフォルダを紹介した。このフォルダは削除された電子メールを保存する目的に使われる特殊なフォルダで、このフォルダに移動することによってあたかも削除したかのように振る舞うことができる。

もう一つの特殊なフォルダとして「Inbox」がある。このフォルダは、新着メールを逐次保存していくために用意されている。よって「Get new mail (\underline{新しいメールを受信})」の処理を行うと、電子メールはまずこのフォルダに保存される。よって、新着の未読メールが読みたい場合は、 [左上エリア] の中から「Inbox」フォルダを選択すればよい。

これを一歩進めて「すべての着信メールはどこかのフォルダに保存されており、消えたりはしない」と言うことが理解できたら、実は「電子メールの分類」という作業は「Inbox」フォルダから自分の指定したフォルダへの移動であると言うことが容易に理解できるであろう。また「消えたはず」の電子メールを再度拾い出して、好みのフォルダに移動することも可能なことが解るであろう。

7.5 Mail To:(宛先:) と Cc: と Bcc:

電子メールの送信には、 3 つのフィールド (Mail To: (\underline{宛先:})、 Cc:、 Bcc:) にアドレスを書くことが可能である。「Mail To: (\underline{宛先:})」には、その電子メールを受け取る人のアドレスを書く。一つの文章を複数の相手に出す場合には、このフィールドに複数のアドレスをカンマ区切りで指定すればよい。

また、「Cc:」フィールドは、電子メール交換の履歴を残しておくために自分のアドレスを指定することを紹介した (CC=Carbon Copy)。「Cc:」のそのほかの使い方としては、メール内容を宛先以外の人にも知ってもらいたい時に、使うことがよく行われている。つまり、「あなた宛てではないけれど、話の経緯はこのようになっています」と、知ってもらうために第三番目の人に送るためである。

さて、アドレス帳の機能の中には「Bcc:」と言うものがあった (BCC=Blind Carbon Copy)。 CC と BCC はどのように使い分けるのであろうか? 実は、 CC は電子メールヘッダーに「Cc:」として明示されるので、電子メールを受け取った全員が「だれに配信されたか」を判断できる。しかし、 BCC は名前の通り「隠された送信先」を指定するフィールドなので、電子メールヘッダーに記録が残らず受け取った人には「BCC」で配信されていることすら判らない。この「BCC」をどのように利用するのかは理解に苦しむ部分が多いし、適当な利用例も思い浮かばない。よって「Bcc:」フィールドは指定しないことを勧める。

8 電子メール文化へのワンポイント

電子メールは電話と違って、相手の反応を確かめながらコミュニケーションすることができず、文字だけで意志を伝える手段なので、読み手に与える印象も考えながら電子メールの内容を作成する必要がある。この様な観点から、電子メールを利用する上で次のようなことに気を配りたい。

• 相手に誤解を与えないような文章を作成し、繰り返し推敲する。

• 電子メールアドレスは間違えないように、きちんと確認してから出す。

• 引用は最低限にとどめる。

• シグネチャは 5、 6 行以内にする。

• 件名 (Subject) に日本語を使わない。

• あまり長いメールは書かない。長文 (おおむね 200 行を超える程度) の時には、電子メールの先頭で「長文」である旨を伝えた方が読み手に対して親切である。

• 受取人が電子メールを読んだかどうかの判別が差出人にはできないので、緊急性を伴った電子メールを受け取った場合は迅速に返信を返すことが望ましい。最低限「読んだこと」だけでも伝えることが相手の気分を楽にする。

9 おわりに

以上、基本的な操作方法を中心に電子メールを紹介した。差出人も受取人も本人の都合で情報交換ができるということから、自分のリズムに合わせた利用ができ、この点で研究者にはうってつけのツールと言える。一方、電話には相手の都合に関係なく割り込んで返答をもらえるという “利点” があるが、そこをどのように捕らえるかは個人の考え方かもしれない。

加えて、研究者にとっては「速達代わり」という側面以外に、近年は論文やアブストラクトの提出手段にも利用されている。この背景には、学術論文のテキスト整形ツールとして TEX が広く普及していることも一因であろう。 TEX ソースをやり取りすることで、活字拾いや誤植を訂正するための校正は不要となり、より低コストで迅速な学会誌発行が可能となるからである。

今回紹介してきたように、いくつかの注意点に配慮しながら電子メールを使い始めると、これほど便利な情報交換手段はないと認識できるであろう。

まずは使ってみて、その利便性を感じ取ってもらえればありがたい。

A 補足事項

ここでは、研究開発部長室に設置したパソコンに特有の事項、および、文章の作成時の操作手順について補足する。

A.1 パスワード

電子メールは個人宛ての文書であるので、不特定の人に見られないように、パスワードで本人を確認するのが普通である。よって、電子メールを取り扱うソフトウエアでは、ソフトウエアが起動した直後にパスワードを要求してくるのが一般的となっている。

しかし、パソコンが一人一台の時代となって、各研究室に自分専用のパソコンが用意できる場合、部屋の鍵によってパソコンが保護されているので、いちいちパスワードを入力するのも面倒ではある。

そこで、部長室のパソコンは後者の立場をとって、現在はパスワードを入力せずとも電子メールが受信できるように設定してある。よって、パソコンを立ち上げるだけで、電子メールを読むことが可能である。ただ、現状では部長室は誰でも立ち入れるので不用心であるとも考えられ、この点については、相談のうえ設定を変更する必要があるかもしれない。

A.2 シグネチャ

電子メールの最後に、自分のアドレスや所属等をかためて記載することがよく行われている。これを「シグネチャ(signature)」と呼び、記号文字等を駆使して凝ったものを使う人もいる。 Netscape Mail では、あらかじめ用意したファイルの内容を差し込むことができ、いちいちキー入力しなくてもよいようになって

いる。当面、 Y =Program FilesY =NetscapeY =iwa.sgn を挿入するように設定しておくが、自分の趣味に合っ

たシグネチャを作られることを勧める。ただ、シグネチャはあくまでも本文の添え物であるので、あまり行数を要するようなものは避けた方が良いであろう。

A.3 電源の on/off

部長室に設置したパソコンは、パソコン本体上面に置いた集合コンセントのスイッチを入れるだけで「スピーカー」、「CRT」、「パソコン本体」に電源が入るように配線した。

なお、電源を投入し Windows95 が起動した直後に「ネットワークパスワードの入力」ウインドウが開き、パスワードを要求されるが、これは電子メールのパスワードとは無関係であり、適当に入力しておけばよい (リターンキーか Esc キーを押す人が多い)。

むしろ、注意してほしいのは、電源の切断である。 Windows95 をインストールされたパソコンは、正規の手順を踏んだ後に電源を切る必要がある。具体的な操作手順は、以下の通りである。

1. 画面左下の「スタート」をクリックする。

2. メニューの中から「Windows の終了」をクリックする。

3. メニューの中から「コンピュータの電源を切れる状態にする」を選択する (初期状態でこれが選択されていると思う)。

4. 「はい」ボタンをクリックする。

5. 画面に「コンピュータの電源を切る準備ができました」と表示されるまで待つ。

6. パソコン本体上面の集合コンセントのスイッチを切る。

A.4 Netscape を再起動するには

今回は、電子メールを取り扱うソフトウエアとして、 Netscape Mail を利用している。特に、部長室のパソコンは電子メールの読み書き用に設定したので電源を入れて Windows95 が起動すると同時に Netscape Mail が起動するように設定してある。今後、他のソフトウエアを利用する等で、画面にたくさんのウインドウが開いてしまい煩雑な場合は、一旦、 Netscape を終了する必要があるかもしれない。一旦終了した Netscape を再起動するには、画面左下の「青っぽい操舵輪」の描かれたアイコン (下に Netscape と書いてある) をダブルクリックする (素早く連続に 2 回クリックすること)。

A.5 日本語の on/off

電子メールの本文は日本語で書くことが多いと思う。初期状態の入力モードは「半角英数字モード」になっているので、日本語を入力する場合は「日本語入力モード」に変更しなければならない。両モードの移行には「Alt」キーを押しながら「半角/全角」キーを押せばよい。この操作を行うたびに、反対側のモードに移行する (トグルと呼ぶ)。

現在のモードがどちらになっているかは、画面右下の「ペン」マークで確認できる。「紙の上にペン」が表示されている場合は「日本語入力モード」であり、「ペンのみ」の場合が「半角英数字モード」である。ただ、慣れてくると、現在どちらのモードになっているかはそれほど意識しなくてもキー入力できるようになると思う。

A.6 文字列のコピー/カット/ペースト

文章を推敲する上で、一旦入力した文章やセンテンスの順序を入れ換えたいことがある。このような場合、再度入力するのではなく、入力し終えた文字列を効率的に流用 (移動) すれば入力操作を少なくすることができる。この目的のためには、指定領域の「コピー」、「カット (切り取り)」と「ペースト (貼り付け)」の操作を知っておくと重宝する。

以下に、これらの操作手順を示す。

1. 目的の領域の始点に、矢印キーでカーソルを移動させる。

2. 「Shift」キーを押しながら、指定したい領域の終端までカーソルを移動させる。この時、指定した領域が順に反転していく。

3. 反転した領域がコピー/カットの対象領域である。コピーするなら「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押す。カットするなら「Ctrl」キーを押しながら「X」キーを押す。コピーまたはカットされた領域は作業用のエリア (カットバッファと呼ばれる) に待避されるが、待避されたものを直接見ることはできない。

4. 待避した文字列をペーストしたいところにカーソルを移動させ、「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと貼り付けられる。

A.7 おまけ：わからなくなったら

計算機のソフトウエアはある程度クセがありますので、それに慣れるまでは多少は苦痛を感じると思います。しかし、操作手順や処理方法がわからなくなったら、遠慮なく周りの者に聞いて下さい。きっと何

かを助言できると思います。では、電子メールの世界をお楽しみ下さい。 (^_^)